Una tienda tiene seis mesas auxiliares en el almacén. Dos están reservadas para un pedido que sale mañana y una ha vuelto de una exposición con una marca en el tablero. Si la tienda online muestra seis unidades disponibles, el recuento físico puede ser correcto y, aun así, el siguiente cliente podría comprar una mesa que nadie podrá enviarle en condiciones.
Ese es uno de los motivos para empezar a preparar el inventario de fin de año en noviembre. Todavía hay margen para aclarar diferencias, revisar devoluciones y ajustar las compras antes de que coincidan los envíos de Navidad con el cierre del ejercicio.
Organiza el recuento por zonas y por horarios
Divide el almacén en áreas que el equipo pueda contar de principio a fin en una franja concreta. Conviene empezar por referencias de poco movimiento y reservar las horas más tranquilas para los pasillos desde los que se preparan pedidos a diario.
Cada zona necesita una hora de corte. Imagina que se cuentan doce lámparas a las nueve de la mañana y que dos salen a reparto a las nueve y media. Al comparar el recuento con el sistema a las diez, aparecerá una diferencia perfectamente explicable. Anotar los movimientos realizados durante esa franja evita perder tiempo buscando un error que nunca existió.
Separa lo que hay de lo que se puede vender
Al revisar cada ubicación, registra cuántas unidades están disponibles, cuántas tienen un pedido asignado y cuántas esperan una decisión. Merece la pena recorrer también los espacios donde se acumulan excepciones. Una silla en la zona de fotografía, una caja junto al puesto de embalaje o un producto devuelto que espera revisión pueden explicar un descuadre de varias semanas.
Cuando aparezca una diferencia, pide un segundo recuento y revisa los movimientos recientes antes de modificar la cifra. Si el problema se repite con la misma referencia, comprueba cómo se registra. Una caja de cuatro unidades recibida como una sola caja puede alterar todas las ventas posteriores.
Cómo contar una referencia que se guarda en varios sitios
Piensa en una lámpara disponible en dos acabados. Hay cajas cerradas en altura, unidades sueltas en la zona de preparación y una muestra montada en el escaparate. Para el recuento, entrega al equipo una hoja con la referencia, el acabado y las ubicaciones que debe visitar. Deja en blanco la cantidad esperada. Así, quien cuenta tendrá que comprobar cada ubicación y podrá anotar si encontró la variante equivocada en el hueco asignado.
Las cajas abiertas merecen una comprobación individual. Si el proveedor entrega seis lámparas por caja y alguien ha retirado dos, contar esa caja como completa suma dos unidades que ya no están. Abre las cajas empezadas, cuenta las piezas y deja una marca de recuento con fecha. Si entra mercancía nueva en ese hueco durante la jornada, almacén sabrá desde qué momento debe reconstruir los movimientos.
Qué hacer si el sistema y la estantería dan cifras distintas
Supongamos que el sistema recoge 24 lámparas de acabado natural y el equipo encuentra 18. Antes de pedir seis más, revisa el último albarán, las salidas pendientes de registrar y la ubicación del acabado blanco. Si encuentras seis lámparas naturales en el hueco del modelo blanco, trasladarlas a su ubicación correcta resuelve el problema físico. Habrá que comprobar por separado si el registro de ambos acabados también necesita un ajuste. Corregir las dos cifras de inmediato podría duplicar el error.
Hay diferencias que afectan a una venta de ese mismo día. En ese caso, comunica a atención al cliente cuántas unidades están confirmadas y reserva las necesarias para pedidos comprometidos. Deja la investigación asignada a una persona y registra su conclusión. En el inventario del año siguiente, saber que el proveedor mezcla dos variantes en una caja será mucho más útil que encontrar una anotación que solo diga «stock corregido».
Convierte el recuento en decisiones de compra
El trabajo termina cuando compras, almacén y ventas saben qué hacer con el resultado. Una referencia puede necesitar reposición inmediata. Otra quizá tenga existencias suficientes para diciembre en una segunda ubicación. Y un mueble pendiente de una pieza puede volver a estar disponible si alguien se encarga de pedirla.
Para empezar esta semana, escoge las diez referencias que más dudas generan al preparar pedidos. Revisarlas de principio a fin te ayudará a descubrir qué conviene corregir antes de extender el inventario al resto del almacén.
